Vi è stata chiesta o consiglia di posizionare una lettera di accompagnamento per la vostra fattura? Si tratta di una richiesta sempre più normale, specialmente quando c’è della merce che deve viaggiare su strada, o in altri modi, sul territorio nazionale e internazionale.
La lettera di accompagnamento fattura non è un documento legale, ma una copia o un “fac simile” della fattura originale. Quest’ultima viene mandata per posta elettronica.
Quanto e perché farla
Intanto la lettera di accompagnamento fattura non è assolutamente obbligatoria. Anzi essa viene rilasciata o se si ha intenzione di fare un favore e magari rammentare al cliente il pagamento, quindi diventa una sorta di promemoria. Altrimenti viene richiesta direttamente da parte del cliente che vuole avere un cartaceo alla mano.
In realtà noi la consiglia di trasportarla anche quando ci sono dei viaggi molto lunghi e c’è un’alta probabilità di essere fermati per fare controlli da parte delle autorità competenti. Oggi poi, con la fattura elettronica, è preferibile che ci siano dei documenti cartacei che dimostrino l’avvenuto pagamento. Il rischio è solo quello di perdere tempo per i controlli su strada della merce trasportata.
Cosa scrivere in questa lettera
Come accennato la lettera di accompagnamento fattura non è altro che un fac simile di quella originale. Al suo interno ci sono i dati del mittente, del cliente, numero fattura e descrizione (grossolana) della merce e dei colli che sono presenti nel veicolo.
Ovviamente è necessario che ci siano delle informazioni sulla data di scadenza della fattura e poi eventuali recapiti per richiedere informazioni.
Questi ultimi elementi sono utili per le autorità che potrebbe poi avere bisogno di delucidazioni se ci sono delle cose che non sono regolari durante il trasporto delle merci. Torniamo a dire che comunque, se è presente una bolla di trasporto, la fattura in copia è un di più perché non è necessaria.
Nuovi clienti, non dimenticare che…
La lettera di accompagnamento della fattura acquista una grande importanza quando si parla di nuovi clienti. Diciamo che in questo caso, proprio perché si tratta di nuove persone, è bene che non ci siano dei problemi già nei primi periodi. Per questo la lettera diventa un promemoria di dover saldare la fattura inviata per posta elettronica.
Qui, oltre a tutti i dati che abbiamo già specificato, è importantissimo, se non fondamentale, che ci sia specificata la modalità di pagamento che è accettata, oltre alla presenza dei dati dell’intestatario del conto e il codice IBAN.
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